pub:2015.5.24/upd:2017.5.4

【要約】なぜ,仕事が予定どおりに終わらないのか?

「時間ない病」の特効薬!タスクシュート時間術

悪しき思い込み

タスクの完遂を妨げる3つの思い込みが存在する。

  • 「頑張りが足りない」のではない。頑張っているのに予定通りに終わらないのである。
  • 「工夫が足りない」のではない。実現可能な工夫は行なわれいてる。
  • 「作業のコツを掴めば飛躍的に効率が上がる」のではない。今もある程度はコツを掴んでおり、それでも予定通り行かないのである。

思い込みに対抗する「術」

タスクシュート時間術を使えば、思い込みを排除できる。

  • 筆者:「タスクシュート時間術が完成してからは、スケジュール管理で悩んだことがない。」

時間不足の4原因

多くの人は、合理的なスケジュールを作成したにもかかわらず1/3も消化できない。この現象には4つの原因が存在する。

  • むだな時間は存在しないという認識の欠如
  • 割り込み
  • 先送り
  • 完璧主義

原因1: むだな時間は存在しないという認識の欠如

  • 基本的に猶予時間についての認識が甘い。
  • カレンダーの空白には「見えないタスク」がびっしりと書き込まれているとみなして日々を過ごすこと。以下、「見えないタスク」の例
    • 準備や休息
    • 人間として日常生活を営むために必要となる時間(家事など)

人間の本能

さらに事態を悪化させる要因として、「手をつけやすいこと順にタスクの優先順位を決める」という人間の本能がある。
人は以下の3つの特性を持ったタスクを「手がつけやすい」と感じる。

  • 習慣化されたこと
  • 好きなこと
  • 恐怖が少ないこと

本当にやるべきことよりも、手がつけやすいタスクを優先してしまうと時間が足りなくなる。

原因2 : 割り込み

人間は、本格的に効率を出し始めるまでに最低10分のスイッチングタイムを必要とする。したがって、頻繁に割りこみが入る環境では何もアウトプットできない。

割り込みが多いと充分な量の時間を確保しても、時間が足りなくなる。

割り込みの種類

割り込みには、他者からの割り込みと自分からの割り込みが存在する。

他者からの割り込み

「他者からの割り込み」は本来のスケジュールに優先してしまいがちであり、優先順位が乱す力が強い。

自分からの割り込み

「自分からの割り込み」は調査が行き過ぎたり、ソーシャルメディアが気になったりすることで発生する。自制心と環境の準備で対処すること。

原因3 : 先送り

先送りは、「恐怖が生じると動けなくなる」という人間の性質によって起こる。

タスクを先送りをしている自分を見つけたら、そのタスクに対して潜在的な恐怖を感じていることが原因であると捉えること。
恐怖の原因を分析して対処することができれば、先送りの連鎖を防ぐ事ができる。

原因4 : 完璧主義

この世に完璧は存在しないという認識を持たなくてはいけない。存在しない水準を追い求めれば無限の時間があっても足りないということになる。

パーフェクトではなくてベストで答える。というマインドを持つこと。

タスクシュート時間術の実戦

タスクシュート時間術は4つの原因に対処する効率のよい方法である。タスクシュート時間術には「むだな時間はどこにも存在しないという確信」を保つことができる仕組みとなっている。

タスクシュート時間術の基本機能

  • 2分以上かかる全てのタスク捕捉
  • 各タスクに必要となる時間の予測と実績の記録
  • 全タスクの完了予定時刻のリアルタイム見積

割り込みに振り回されないために

  • 割り込みが発生したら、割り込んだタスクと今行っているタスクを記録する
  • 2つの仕事を並行して進めない
  • 割り込み対応の時間を初めから確保しておき、それを修正する形で実績を記録する

先送りをしないために

  • 先送りが続いている仕事は、最も元気な時間帯(午前中)にスケジュールする
  • 恐怖に向き合うためには精神力が必要

完璧主義にとりつかれないために

  • この世に完璧は存在しないという真理に心を開く
  • パーフェクトではなくベスト
  • 先にリソースを割り当て、その範囲で完成させる

REFERENCE

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